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Généralités
Les modèles que vous trouverez dans les différentes rubriques de ce site sont destinés à vous aider dans vos démarches, ce ne sont que des exemples et vous pouvez les adapter selon les circonstances.
Soyez clair et concis : ne racontez pas votre vie mais apportez des précisions utiles pouvant aider le destinataire à comprendre votre situation.
En cas de réclamation, n'employez pas un ton menaçant, vous ne ferez qu'envenimer la situation.
Gardez toujours un double des lettres que vous envoyez.
Lors de l'envoi de pièces jointes justificatives, ne vous dépossédez pas de vos originaux, joignez des copies.
La lettre recommandée avec accusé de réception n'est obligatoire que dans certains cas, cependant, n'hésitez pas à y avoir recours : elle prouve que la lettre que vous avez envoyée a été envoyée et a bien été reçue par la personne à qui vous avez écrit.
Présentation de la lettre
Une lettre doit contenir les éléments suivants :
- Les coordonnées de l'expéditeur (en haut à gauche).
- La date (en haut à droite).
- Les coordonnées du destinataire (sous la date, à droite). Un « À l'attention de... » permet de cibler parfaitement votre destinataire.
- L'objet (plus bas) : cela facilite les choses au lecteur, qui sait immédiatement de quoi traite la suite.
- La formule d'appel « Madame, Monsieur ».
- Le corps de la lettre : commence au niveau du milieu de la page, et, de même, chaque nouveau paragraphe, saligne sur la formule d'appel.
- La formule de politesse, important : le terme d'accroche utilisé pour introduire la lettre - type « Madame, Monsieur » - doit être repris à l'identique dans la formule de politesse de conclusion. Cette formule est un usage et un passage obligé. N'omettez donc pas de saluer votre lecteur, même si ce dernier vous est totalement antipathique ou inconnu.
- La signature : elle vient à droite dans la moitié inférieure de la dernière page ; on peut éventuellement noter son nom en lettres capitales en dessous, si le destinataire risque de rencontrer des difficultés pour identifier l'envoyeur.
Forme
La lettre dactylographiée ou saisie à l'aide d’une machine de traitement de texte est de plus en plus admise.
De plus, si votre écriture est illisible, vous épargnez ainsi à votre destinataire, le déplaisir et la difficulté de vous déchiffrer.
Cependant, Il est préférable d'envoyer une lettre manuscrite pour s'adresser à un supérieur, une personne plus âgée, une très haute personnalité, ou encore si la lettre comporte un caractère confidentiel ou intime.
L'encre de rigueur est noire ou bleue.
Papier
Le format le plus courant est 21x29.7 cm.
La qualité est généralement un papier blanc mat de 90 à 110 gr.
Toutefois, un papier légèrement coloré, et/ou avec un léger grain peut convenir. Il vaut mieux éviter trop de fantaisie, sauf si l'on s’adresse à son (sa) meilleur(e) ami(e).
Enveloppe
Il existe deux formats denveloppes, l'un allongé (commercial ou à laméricaine) recommandé pour les lettres professionnelles, et l'autre plus carré préféré pour la correspondance privée. La feuille doit être pliée en trois dans le sens de la largeur pour les premières, et en quatre (deux fois dans le sens de la largeur) pour les secondes.
La lettre doit être introduite dans l'enveloppe pliures vers le bas, de façon que le destinataire ne la déchire pas en ouvrant l'enveloppe. Il convient d'écrire soigneusement sur l'enveloppe car elle est le premier contact du destinataire avec le courrier, et bien entendu de suffisamment l'affranchir afin de ne pas imposer à son destinataire de payer une surtaxe !
Lorsque l'on confie une lettre à une tierce personne (pour qu'il la remette en mains propres ou la poste), il convient de lui remettre l'enveloppe non cachetée, signe de la confiance qu'on lui accorde. Cette personne doit la cacheter devant celui ou celle qui lui a confié la lettre, en signe de confiance réciproque.